Как правильно оформить обращение в письме - Деловое письмо

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы. От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно.

Определитесь, кто должен ответить. Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой — просто по имени.

Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло.

Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга — особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата.

Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины. Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма. Я пишу Вам с целью выразить своё неудовольствие качеством сырья для производства мебели, которую Ваша компания поставляет нам, и рассчитываю на Ваши действия, направленные на скорейшее изменение ситуации к лучшему и возмещение причинённых нам убытков.

Далее в 2х — 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса. Данные факты были надлежащим образом оформлены специалистами нашей компании. Копии документов прилагаются к данному письму. Убытки нашей компании в связи с получением бракованного сырья составляют порядка 1 млн.

В данной ситуации мы настаиваем на полном возмещении наших убытков. При необходимости мы готовы провести совместную экспертизу забракованного сырья.

Уверен, что Вы разберётесь в данной ситуации, и в ближайшем будущем наше сотрудничество войдёт в привычное русло. При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель. При этом подпись должна соответствовать её расшифровке: Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Руководитель нашего отдела по приёму сырья будет встречаться с Вашими специалистами у Вас на предприятии завтра в Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах — каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют. Даже если целью письма является высказывание претензии, его текст не должен содержать грубых слов и некорректных выражений, которые могут обидеть Вашего контрагента.

Заботясь о поддержании достоинства своего адресата, вы, таким образом, сохраняете своё собственное. Для получателя деловых писем обязательными требованиями, с точки зрения этических норм, являются:. Следование перечисленным выше этическим нормам деловой переписки не потребует от Вас совершения подвига и со временем станет необременительным и привычным.

Как написать письмо обращение

Более того, обеспечит Вам репутацию тактичного человека и даже научит превращать оппонентов в союзников. Помимо структуры, еще одной важной составляющей грамотного делового письма является его аккуратное оформление. Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип. Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес. ПоляДеловое письмо обязательно должно иметь поля: Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word.

Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку. Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер.

А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма.

Скачать образец письма обращения

Естественно, что в любой организации входящие исходящие письма должны аккуратно регистрироваться. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. Информационное письмо Информационное письмо — это служебное письмо, сообщающее адресату сведения официального характера. Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации, а в случае массовой рассылки например, всем клиентам компании могут вообще не содержать ручной подписи.

Нередко информационные письма носят типовой характер. Они могут содержать рекомендации и предложения, либо дословно приводиться отдельные положения законодательных иных нормативных правовых документов,Также информационные письма могут содержать приложения.

Письмо-запрос — служебное письмо, направляемое для получения каких-либо официальных сведений или документов. В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы. Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Текст письма-запроса должен содержать обоснование необходимости предоставления материалов или сведений и собственно изложение запроса. В обосновании могут заключаться ссылки на законодательные иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

Письмо-ответ — это служебное письмо, которое составляется как ответ на письмо-запрос или письмо-просьбу. В тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Сведения об инициативном письме вносятся в состав регистрационного номера письма-ответа.

Письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, ктo, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает. Письмо-подтверждение — это служебное письмо, в котором адресат подтверждает ранее достигнутые договоренности, намерения, получение сведений, документов или других материалов и т.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является: При подтверждении предварительной договоренности в тексте письма необходимо коротко изложить ее суть. Если подтверждается получение документов — следует назвать их и т.

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-претензия — это инициативное деловое письмо, целью которого является выражение претензии или неудовлетворенности адресату. Автор письма-претензии должен чётко изложить причины своего неудовольствия и кратко описать ситуацию, побудившую его написать данное письмо. Гарантийные письма предназначены для предоставления адресату письменных гарантий с целью подтверждения определенных обещаний или условий, намерений или действий автора организации-отправителятак или иначе затрагивающих интересы адресата.

Гарантийные письма адресуются организации или отдельному лицу. Гарантироваться могут плата за выполненную работу, сроки ее выполнения, качество выполнения работ, качество товара, сроки его поставки, оплата полученной продукции и т. Эти аспекты могут составить содержание целого письма или войти в текст письма в качестве его составляющей.

Гарантийные письма носят подчеркнуто юридический характер, соответствуя по статусу документам договорного характера. Наиболее часто гарантийные письма оформляются для подтверждения оплаты. В этом случае обязательным является указание номера договора и счета, согласно которым должна быть произведена оплата.

Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица. В нем обязательно указывается вид операции, которую предстоит произвести. Подобные письма могут начинаться с изложения сути предоставляемых адресату гарантий, например: В других случаях гарантийное письмо может содержать изложение причин, которыми вызвано намерение автора заявить о своей готовности предоставить адресату те или иные гарантии.

В этом случае соответствующее заявление формулируется в заключительном предложении, например: Особенностью данного вида писем является наличие наряду с подписью автора например, директора организации подписи должностного лица, в непосредственном ведении которого находятся финансовые или иные вопросы. Если гарантийное письмо направляется как обязательство оплаты за покупку, оказанную услугу и т. Резюме — это вид делового письма, нацеленный на максимально полную и выгодную презентацию специалиста работодателю.

Нет и не может быть единого резюме на все случаи жизни, которое можно было бы рассылать по всем фирмам без изменений. Каждый раз следует прежде подумать, какие качества будут цениться на новой работе, и в соответствии с ними модифицировать резюме. Информация, представленная в резюме, должна быть достоверной. А самое главное — резюме должно быть коротким: Ваше умение ясно формулировать, кратко излагать — показатель высокого уровня общей культуры. Целью любого рекомендательного письма является предоставление объективной всесторонней информации о конкретном человеке физическом лице или организации, предприятии, учреждении юридическом лице.

Чаще всего рекомендательное письмо представляет собой личный отзыв работодателя о работнике, обычно с ручательством за него, который тот может предъявить конкретному или любому потенциальному работодателю. Пресс-релиз — это информационное сообщение для средств массовой информации, задачей которого является привлечение внимания к некому событию произошедшему или предстоящему с целью максимального освещения данного события в СМИ. Пресс-релизы составляются и рассылаются пресс-службами компаний и организаций имеют определенные правила написания:.